Adatkezelési és adatvédelmi tájékoztató

Cégnév: Monk Solutions Korlátolt Felelősségű Társaság

Székhelye: 2112 Veresegyház, Baragödör utca 10.

Adószám: 25927809-2-13

Cégjegyzékszám: 13-09-202195

1. A szabályzat célja

Az Adatkezelési Szabályzat célja olyan intézkedések bevezetése és következetes alkalmazása, amelyek az Munkavállalók (továbbiakban: Érintettek) személyes adatainak pontos és biztonságos, valamint a hatályos uniós és tagállami adatvédelmi szabályoknak megfelelő, a BJ81 Suite Hotel (továbbiakban: Vállalkozás szintjén egységesen megvalósított kezelését biztosítják.

Az Adatkezelési Szabályzat ugyanakkor tömör, átlátható és könnyen hozzáférhető tájékoztatást nyújt az Érintettek számára a Vállalkozás által kezelt személyes adataikhoz való hozzáférésről, valamint rendelkezik és tájékoztatást nyújt a Vállalkozás által az Érintettek jogainak biztosítására vonatkozó szabályokról.

2. A szabályzat hatálya

Személyi hatály

Jelen szabályzat hatálya a Vállalkozásra és azon természetes személyekre terjed ki, akikre az adatkezelési tevékenysége kiterjed. A jelen szabályzatban rögzített adatkezelési tevékenység természetes személyek személyes adataira irányul. A szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre, illetve amely különösen olyan vállalkozásokra vonatkozik, amelyeket jogi személyként hoztak létre, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat. Jogi személy az egyesület, a gazdasági társaság, a szövetkezet, az egyesülés és az alapítvány.

Időbeli hatály

Jelen szabályzat időbeli hatálya a megállapításának napjától további rendelkezésig, vagy a szabályzat visszavonásának napjáig áll fenn.

3. Adatkezelési alapelvek

Személyes adatok kezelésének megkezdése előtt minden esetben gondosan mérlegelni kell, hogy erre ténylegesen szükség van-e. Személyes adatok kezelését kizárólag akkor lehet megkezdeni, ha kétséget kizáróan indokolható, hogy az adatkezelés célját más módon nem lehet megvalósítani.

A Vállalkozás köteles az Érintettek személyes adatait jogszerűen, tisztességesen, átlátható módon kezelni. Senkit nem érhet hátrány abból eredően, hogy a Vállalkozásnál, illetve a jelen Szabályzatban meghatározott egyéb hatóságnál eljárást, jogorvoslatot kezdeményezett vagy bejelentést tett, illetve, hogy a hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulását megtagadta vagy visszavonta.

Az Érintettek személyes adatainak gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet. A Vállalkozás köteles eleve elkerülni, illetve utóbb megszüntetni minden olyan adatkezelést, amely az adott személyes adatra vonatkozó céllal össze nem egyeztethető módon történik. A Vállalkozás csak a szükséges mértékben jogosult személyes adatot kezelni, és köteles minden olyan személyes adatot törölni, amelynek tekintetében az adatkezelés célja megszűnt, illetve az adatkezelés jogalapja nem igazolható.

A Vállalkozás köteles olyan kontrollmechanizmusokat bevezetni, amelyek alkalmasak arra, hogy már előzetesen is, illetve utóbb szűrő jelleggel biztosítható legyen, hogy

1. a személyes adatok már az adatfelvétel időpontjában, majd az adatkezelés teljes időtartama alatt az adatkezelés céljainak megfelelnek, továbbá
2. az adatkezelés mértéke mind az adatok körét, mind az adatkezelés időtartamát illetően a szükségesre korlátozódik.

A Vállalkozás által kezelt személyes adatoknak pontosnak és naprakésznek kell lenniük. A Vállalkozás köteles minden ésszerű intézkedést megtenni annak érdekében, hogy pontos személyes adatok kerüljenek kezelésre,

1. az adatkezelés céljai szempontjából felesleges, időközben feleslegessé váló személyes adatokat haladéktalanul töröljék;
2. a pontatlan személyes adatokat helyesbítsék vagy töröljék.

A személyes adatok tárolásának olyan formában kell történnie, amely az Érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé.

A személyes adatok kezelését olyan módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, ideértve mindazon lépéseket, melyek a személyes adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmét szolgálja.

4. Az adatkezelés jogszerűsége

Az adatkezelés alapjának helytálló meghatározása és a kiválasztott jogalaphoz tartozó további feltételek teljesítése a jogszerű adatkezelés előfeltétele. A jogszerűség követelménye tehát szűkebben véve a megfelelő adatkezelési jogalap meglétét feltételezi, tágabban értelmezve pedig azt jelenti, hogy a személyes adatok kezelésére csak az adott adatkezelési jogalapra vonatkozó jogszabályokkal összhangban kerülhet sor.

A Vállalkozás az általa végzett tevékenységre tekintettel az Érintettek személyes adatai tekintetében az alábbi főbb jogalapok közül választhat az adatkezelés jellegének és körülményeinek megfelelően. Az első alpontban említett főbb jogalapok a személyes adatok különleges kategóriái kivételével minden személyes adatra vonatkoznak, míg a második alpont a személyes adatok különleges kategóriáira vonatkozó jogalapokkal kapcsolatos speciális rendelkezéseket rögzíti.

4.1 Személyes adatok, a különleges adatok kivételével

A Vállalkozás az Érintett személyes adatait – ide nem értve a különleges adatokat – különösen az alábbi jogalapon kezelheti:

Hozzájárulás: A Vállalkozás – amennyiben a hozzájárulás önkéntessége bizonyítható – hozzájárulást adhat személyes adatainak kezeléséhez. Amennyiben a Vállalkozás a közvetlenül 16. életévét be nem töltött gyermekeknek kínált információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kapcsán a 16. életévét be nem töltött gyermek személyes adatait kezeli, főszabály szerint csak akkor és olyan mértékben jogszerű az adatkezelés, ha a hozzájárulást a gyermek feletti szülői felügyeletet gyakorló adta meg, ill. engedélyezte. Az Érintett a hozzájárulását önkéntes alapon nyújtja, és jogosult azt bármikor visszavonni. A visszavonás az azt megelőzően végrehajtott adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

1. Szerződés előkészítése, ill. szerződés teljesítése: Ez a jogalap alkalmazható a szerződéshez (pl. szolgáltatás nyújtására irányuló szerződés, munkaszerződés, tanulmányi szerződés) teljesítéséhez szükséges adatkezelések esetén, amelyben az Érintett az egyik fél, vagy ha az adatkezelés a szerződés megkötését megelőzően az Érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges.
2. Jogi kötelezettség teljesítése: Uniós vagy nemzeti jog által megkívánt adatkezelés.
3. Jogos érdek: Idetartoznak a Vállalkozás vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges adatkezelések. A Vállalkozás vagy harmadik fél jogos érdekét az adott adatkezelési célra vonatkozó adatkezelési tájékoztató rögzíti.
4. [Egyéb, az adott adatkezelési cél szempontjából egyedi adatkezelési jogalapok lehetnek még:

az Érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdeke vagy közérdekű adatkezelés, illetve a Vállalkozásra ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat ellátásával összefüggő adatkezelés.]^[1]

Amennyiben a Vállalkozás az Érintettől gyűjti az adatokat és az Érintett a fenti jogalapokon kezelt adatokat nem adja meg, akkor az adatszolgáltatás lehetséges következménye lehet a valamilyen szerződés előkészítésének, illetve teljesítésének a megtagadása, illetve lehetetlenülése (pl. a munkaviszony létesítésének a meghiúsulása). Ha az Érintett a szolgáltatandó adatoknak csak egy részét nem adja meg, akkor a nem teljeskörűen szolgáltatott adatok alapján kell megítélni, hogy az adatszolgáltatás elmaradása okozhatja-e pl. a szerződés létrejöttének vagy fenntartásának lehetetlenülését. Szerződésen alapuló adatkezelés esetén a lehetetlenülés jogkövetkezményeit a Vállalkozás csak akkor alkalmazhatja, ha igazolja, hogy a szolgáltatott adat nélkül az érintett szerződés teljesítésére nem képes.

4.2 Különleges adatok

A természetes személyeket megillető alapvető jogok és szabadságok miatt a különleges adatok természetüknél fogva érzékeny és kockázatot jelentő adatok, melyek megkülönböztetett védelmet igényelnek. A Vállalkozás az Érintett különleges adatait – ideértve elsősorban az egészségügyi adatokat – különösen az alábbi célból, illetve jogalapon kezelheti:

9. GDPR 9. cikk (2) bek. a) pontja: Az Érintett – amennyiben a hozzájárulás önkéntessége bizonyítható – hozzájárulást adhat személyes adatainak kezeléséhez. Az Érintett a hozzájárulását önkéntes alapon nyújtja, és jogosult azt bármikor visszavonni. A visszavonás az azt megelőzően végrehajtott adatkezelés jogszerűségét nem érinti.
10. GDPR 9. cikk (2) bek. b) pontja: Pl. uniós vagy tagállami jog, illetve a tagállami jog szerinti kollektív szerződés felhatalmazása esetén a Vállalkozás adatkezelést folytathat a foglalkoztatást, valamint a szociális biztonságot és szociális védelmet szabályozó jogi előírásokból fakadó kötelezettségei teljesítése és konkrét jogai gyakorlása érdekében.
11. GDPR 9. cikk (2) bek. f) pontja: Ez a jogalap alkalmazható, ha a különleges adat kezelésére jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges célból kerül sor.^[2]

5. A Vállalkozás tájékoztatási kötelezettsége és intézkedései

A Vállalkozás köteles tömör, átlátható és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően az Érintett rendelkezésére bocsátani bizonyos információkat és tájékoztatni az Érintettet az őt megillető jogokról.^[3] Továbbá az Érintett kérelmére bizonyos eljárási szabályok betartásával a Vállalkozás intézkedéseket tehet.

5.1 Adatkezelési tájékoztató

A Vállalkozás attól függően, hogy a személyes adatokat az Érintettől gyűjti-e vagy sem, köteles az Érintett rendelkezésére bocsájtani bizonyos az adatkezelésre vonatkozó információkat. Jelen adatkezelési tájékoztatások közös és egyedi szabályait az alábbi alfejezetek foglalják össze.

5.1.1 Közös szabályok

A tájékoztatási kötelezettségek alapján a Vállalkozás az alábbiakról köteles értesíteni az Érintettet:

1. A Vállalkozásnak és – ha van ilyen – a Vállalkozás képviselőjének a kiléte és elérhetőségei,
2. a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja,
3. a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének f) pontján alapuló adatkezelés esetén, a Vállalkozás vagy harmadik fél jogos érdekei,
4. adott esetben a személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái, ha van ilyen,
5. adott esetben annak ténye, hogy a Vállalkozás harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat, továbbá az Európai Bizottság megfelelőségi határozatának léte vagy annak hiánya, vagy a GDPR 46. cikkben, a GDPR 47. cikkben vagy a GDPR 49. cikk (1) bekezdésének második albekezdésében említett adattovábbítás esetén a megfelelő és alkalmas garanciák megjelölése, valamint az azok másolatának megszerzésére szolgáló módokra vagy az azok elérhetőségére való hivatkozás,
6. a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól,
7. az Érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról,
8. a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének a) pontján vagy a GDPR 9. cikk (2) bekezdésének a) pontján alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét,
9. a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról,
10. a GDPR 22. cikk (1) és (4) bekezdésében említett automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az Érintettre nézve milyen várható következményekkel bír.

5.1.2 Rendelkezésre bocsátandó információk, ha az adatokat az Érintettől gyűjtik

Abban az esetben, ha a Vállalkozás a személyes adatokat az Érintettől gyűjti, a fentieken túl köteles az Érintettet tájékoztatni arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményeikkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása.

A tájékoztatást a személyes adatok megszerzésének időpontjában szükséges megadni. Amennyiben azonban az Érintett már rendelkezik a fenti információkkal, nem szükséges azokról őt tájékoztatni.

5.1.3 Rendelkezésre bocsátandó információk, ha az adatokat nem az Érintettől gyűjtik

Abban az esetben, ha a Vállalkozás a személyes adatokat nem az Érintettől gyűjti, a fentieken túl köteles az Érintettet tájékoztatni az Érintett személyes kategóriáiról, valamint a személyes adatok forrásáról és adott esetben arról, hogy az adatok nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származnak-e.

A Vállalkozás a következő időpontokban köteles a tájékoztatást megadni:

1. a személyes adatok kezelésének konkrét körülményeit tekintetbe véve, a személyes adatok megszerzésétől számított észszerű határidőn, de legkésőbb egy hónapon belül,
2. ha a személyes adatokat az Érintettel való kapcsolattartás céljára használják, legalább az

Érintettel való első kapcsolatfelvétel alkalmával vagy

1. ha várhatóan más címzettel is közlik az adatokat, legkésőbb a személyes adatok első alkalommal való közlésekor.

Nem szükséges a fenti adatok megadása, amennyiben

1. az Érintett már rendelkezik az információkkal,
2. a szóban forgó információk rendelkezésre bocsátása lehetetlennek bizonyul vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényelne, különösen a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, a GDPR 89. cikk (1) bekezdésében foglalt feltételek és garanciák figyelembevételével végzett adatkezelés esetében, vagy amennyiben az e cikk (1) bekezdésében említett kötelezettség valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezen adatkezelés céljainak elérését. Ilyen esetekben az adatkezelőnek megfelelő intézkedéseket kell hoznia – az információk nyilvánosan elérhetővé tételét is ideértve – az érintett jogainak, szabadságainak és jogos érdekeinek védelme érdekében,
3. az adat megszerzését vagy közlését kifejezetten előírja az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog, amely az Érintett jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedésekről rendelkezik vagy
4. a személyes adatoknak valamely uniós vagy tagállami jogban előírt szakmai titoktartási kötelezettség alapján, ideértve a jogszabályon alapuló titoktartási kötelezettséget is, bizalmasnak kell maradnia.

5.2 Az adatok megismerésére jogosultak köre

A személyes adatokat a Vállalkozás a vonatkozó adatkezelési célhoz kapcsolódó hozzáférési jogosultságokkal rendelkező munkavállalói, illetve a Vállalkozás részére szolgáltatási szerződések alapján adatfeldolgozási tevékenységet végző személyek, szervezetek ismerhetik meg, a Vállalkozás által meghatározott terjedelemben és a tevékenységük végzéséhez szükséges mértékben.

5.3 Érintetti jogok

Az Érintett kérelmezheti a Vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen. Az Érintettet megilleti továbbá az adathordozhatósághoz és a jogorvoslathoz való jog, valamint az egyedi ügyekben alkalmazott automatizált döntéshozatalról való döntés joga, beleértve a profilalkotást is.

Bizonyos érintetti jogokról a Vállalkozás az 5.1 pontban említett tájékoztató részeként köteles tájékoztatást nyújtani.

5.4 Eljárási szabályok

A Vállalkozás a fenti tájékoztatási kötelezettségének teljesítése és intézkedései megtétele során az ott meghatározottak szerint köteles eljárni. A fent meghatározott speciális szabályokat meghaladóan a Vállakozás a következő rendelkezések betartásával jár el.

6. Korlátozások

• Az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra alkalmazandó uniós vagy tagállami jog jogalkotási intézkedésekkel korlátozhatja a 12–22. cikkben és a 34. cikkben foglalt, valamint a 12–22. cikkben meghatározott jogokkal és kötelezettségekkel összhangban lévő rendelkezései tekintetében az 5. cikkben foglalt jogok és kötelezettségek hatályát, ha a korlátozás tiszteletben tartja az alapvető jogok és szabadságok lényeges tartalmát, valamint az alábbiak védelméhez szükséges és arányos intézkedés egy demokratikus társadalomban:
  1. nemzetbiztonság;
  2. honvédelem;
  3. közbiztonság;
  4. bűncselekmények megelőzése, nyomozása, felderítése vagy a vádeljárás lefolytatása, illetve büntetőjogi szankciók végrehajtása, beleértve a közbiztonságot fenyegető veszélyekkel szembeni védelmet és e veszélyek megelőzését;
  5. az Unió vagy valamely tagállam egyéb fontos, általános közérdekű célkitűzései, különösen az Unió vagy valamely tagállam fontos gazdasági vagy pénzügyi érdeke, beleértve a monetáris, a költségvetési és az adózási kérdéseket, a népegészségügyet és a szociális biztonságot;
  6. a bírói függetlenség és a bírósági eljárások védelme;
  7. a szabályozott foglalkozások esetében az etikai vétségek megelőzése, kivizsgálása, felderítése és az ezekkel kapcsolatos eljárások lefolytatása;
  8. az a)–e) és a g) pontban említett esetekben – akár alkalmanként – a közhatalmi feladatok ellátásához kapcsolódó ellenőrzési, vizsgálati vagy szabályozási tevékenység;
  9. az érintett védelme vagy mások jogainak és szabadságainak védelme;
  10. polgári jogi követelések érvényesítése.

• Az (1) bekezdésben említett jogalkotási intézkedések adott esetben részletes rendelkezéseket tartalmaznak legalább:
  1. az adatkezelés céljaira vagy az adatkezelés kategóriáira,
  2. a személyes adatok kategóriáira,
  3. a bevezetett korlátozások hatályára,
  4. a visszaélésre, illetve a jogosulatlan hozzáférésre vagy továbbítás megakadályozását célzó garanciákra,
  5. az adatkezelő       meghatározására         vagy     az         adatkezelők      kategóriáinak meghatározására,
  6. az adattárolás időtartamára, valamint az alkalmazandó garanciákra, figyelembe véve az adatkezelés vagy az adatkezelési kategóriák jellegét, hatályát és céljait,
  7. az érintettek jogait és szabadságait érintő kockázatokra, és
  8. az érintettek arra vonatkozó jogára, hogy tájékoztatást kapjanak a korlátozásról, kivéve, ha ez hátrányosan befolyásolhatja a korlátozás célját.

7. Adattovábbítás

A Vállalkozás meghatározott célból – így különösen valamely harmadik személlyel fennálló szerződés teljesítése érdekében, illetve a jogszabályban meghatározott kötelezettség, munkaviszonyból származó munkáltatói kötelezettség teljesítése érdekében – az Érintettek személyes adatait továbbíthatja.

Adattovábbítás esetén – jogszabályon alapuló adattovábbítás kivételével – a Vállalkozás kizárólag olyan címzettek részére továbbítja az Érintett személyes adatait, amelyek az Európai Unió területén székhellyel rendelkeznek, vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak arra, hogy az általuk történő adatkezelés a GDPR követelményeinek megfelel.

Amennyiben a Vállalkozás személyes adatot harmadik országba – tehát az Európai Unión kívüli országba – vagy nemzetközi szervezet részére továbbít (vagy harmadik országban működő adatkezelő vagy nemzetközi szervezet számára elérhetővé tesz), úgy a Vállalkozás köteles arról gondoskodni, hogy a harmadik országban működő címzett, illetve a nemzetközi szervezet az Érintett személyes adataival kapcsolatosan a Vállalkozás által biztosított védelemmel azonos mértékű védelmet biztosítson a GDPR V. fejezetében foglaltaknak megfelelően.

Ha olyan harmadik országba vagy nemzetközi szervezet számára történik az adattovábbítás, amely a személyes adatok megfelelő szintű védelmét a GDPR V. fejezete szerint biztosítani nem tudja (pl. egyes ázsiai vagy afrikai országok), akkor az adattovábbítás csak akkor történhet az Érintett hozzájárulása nélkül, ha az adattovábbítás megfelel a GDPR 49. cikkében foglaltaknak; ennek hiányában a személyes adatok továbbításhoz szükséges az Érintett kifejezett hozzájárulása.

8. Adatvédelmi incidens

Adatvédelmi incidens esetén a Vállalkozás a következő szabályokat köteles betartani, illetve a következő szabályok alapján köteles eljárni.

8.1 Bejelentés a felügyeleti hatósághoz

A Vállalkozás az általa kezelt adatok vonatkozásában az adatvédelmi incidenst a tudomásszerzést követően indokolatlan késedelem nélkül, amennyiben az lehetséges, úgy a tudomásszerzést követően legkésőbb 72 órával bejelenti a felügyeleti hatóságnak, legalább az alábbi tartalommal:

1. az adatvédelmi incidens jellegének ismertetése, ideértve az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát,
2. a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó neve elérhetősége,
3. az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következmények,
4. az adatkezelő által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedések, ideértve az esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

Ha és amennyiben nem lehetséges a fenti információkat egyidejűleg közölni, azok további indokolatlan késedelem nélkül később részletekben is közölhetők a felügyeleti hatósággal. Ha a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is.

Nem kell bejelenteni az adatvédelmi incidenst, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve. A kockázat valószínűségét és súlyosságát az adatkezelés jellegének, hatókörének, körülményeinek és céljainak függvényében kell objektív értékelés alapján meghatározni. Kockázatnak minősülhet például, ha az érintettek az incidens folytán hátrányos megkülönböztetésben részesülhetnek, személyazonosságukkal történő visszaélés alanyaivá válhatnak, pénzügyi veszteséget szenvedhetnek, jó hírnevük sérülhet, egyéb jelentős gazdasági vagy szociális hátrány érheti őket.

8.2 Az Érintett tájékoztatása

Ha valamely Érintett, különös tekintettel a Vállalkozás munkavállalóira, adatvédelmi incidensről értesül, úgy köteles erről a Vállalkozás képviselőjét haladéktalanul értesíteni.

Minden olyan esetben, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár valamely Érintett(ek) jogaira és szabadságaira nézve és az incidensről a Vállalkozás tudomást szerez, arról indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatni köteles az Érintett(ek)et. A tájékoztatásban világosan és közérthetően ismertetni kell:

1. az adatvédelmi incidens jellegét,
2. a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségét,
3. az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket,
4. a Vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

Az Érintett tájékoztatása nem szükséges, amennyiben a következő feltételek bármelyike teljesül:

1. a Vállalkozás megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat,
2. a Vállalkozás az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg,
3. a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az Érintetteket nyilvánosan, a helyben szokásos módon közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.

Amennyiben a Vállalkozás még nem értesítette az Érintettet az adatvédelmi incidensről, a felügyeleti hatóság, miután mérlegelte, hogy az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár-e, elrendelheti az Érintett tájékoztatását, vagy megállapíthatja a fenti feltételek valamelyikének teljesülését és így azt, hogy az Érintett tájékoztatása nem szükséges.

9. Adatkezelési nyilvántartások

9.1 Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása

A Vállalkozás és a Vállalkozás képviselője a felelősségébe tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről írásban, ideértve az elektronikus dokumentumot is, nyilvántartást köteles vezetni a GDPR 30. cikkének megfelelően, ami a következő információkat tartalmazza:

1. a Vállakozás neve és elérhetősége,
2. az adatkezelés céljai,
3. az Érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetése,
4. olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják, ideértve a harmadik országbeli címzetteket vagy nemzetközi szervezeteket,
5. adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására vonatkozó információk, beleértve a harmadik ország vagy a nemzetközi szervezet azonosítását, valamint a GDPR 49. cikk (1) bekezdésének második albekezdés szerinti továbbítás esetében a megfelelő garanciák leírása,
6. ha lehetséges, a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők,
7. ha lehetséges, a GDPR 32. cikk (1) bekezdésében említett technikai és szervezési intézkedések általános leírása.

A Vállalkozás és a Vállalkozás képviselője köteles a nyilvántartást megkeresés alapján a felügyeleti hatóság részére hozzáférhetővé tenni.

9.2 Adatvédelmi incidensek nyilvántartása

A Vállalkozás nyilvántartja az adatvédelmi incidenseket az alábbi információkkal:

1. az adatvédelmi incidenshez kapcsolódó tények,
2. annak hatásai és
3. az orvoslására tett intézkedések.

Jelen nyilvántartásba a felügyeleti hatóság betekinthet és ellenőrizheti, hogy a GDPR 33. cikk rendelkezéseinek betartását.

10. Adatvédelmi hatásvizsgálat

Az adatvédelmi hatásvizsgálat során a Vállalkozás az olyan adatkezelések esetében, amelyek valószínűsíthetően magas kockázattal járnak a természetes személyek jogaira és szabadságaira hastásvizsgálatot köteles végezni. A hatásvizsgálat legalább az alábbi információkat tartalmazza:

1. a) a tervezett adatkezelési műveletek módszeres leírására és az adatkezelés céljainak ismertetésére, beleértve adott esetben az adatkezelő által érvényesíteni kívánt jogos érdeket, b) az adatkezelés céljaira figyelemmel az adatkezelési műveletek szükségességi és arányossági vizsgálatára,
2. az Érintett jogait és szabadságait érintő kockázatok vizsgálatára,
3. a kockázatok kezelését célzó intézkedések bemutatására, ideértve a személyes adatok védelmét és a GDPR-ral való összhang igazolását szolgáló, az érintettek és más személyek jogait és jogos érdekeit figyelembe vevő garanciákat, biztonsági intézkedéseket és mechanizmusokat.

11. Az adatfeldolgozással kapcsolatos szabályok

11.1 Az adatfeldolgozással kapcsolatos általános szabályok

Vállalkozás az általa kezelt személyes adatok körében megbízott külső adatfeldolgozót vesz igénybe a következő feladatok ellátása céljából:

• internetes honlap üzemeltetése, karbantartása,
• adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése, – megrendelt szolgáltatások teljesítése.

Az adatfeldolgozó személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos jogait és kötelezettségeit törvény, valamint az adatkezelésre vonatkozó külön törvények keretei között az adatkezelő határozza meg.

A Vállalkozás deklarálja, hogy az adatfeldolgozó tevékenysége során az adatkezelésre vonatkozó érdemi döntés meghozatalára kompetenciával nem rendelkezik, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag az adatkezelő rendelkezései szerint dolgozhatja fel, saját céljára adatfeldolgozást nem végezhet, továbbá a személyes adatokat az adatkezelő rendelkezései szerint köteles tárolni és megőrizni.

Az adatfeldolgozó részére az adatkezelési műveletek tárgyában adott utasítások jogszerűségéért a Vállalkozás felel.

A Vállalkozás kötelezettsége az érintettek számára az adatfeldolgozó személyéről, az adatfeldolgozás helyéről való tájékoztatás megadása.

A Vállalkozás az adatfeldolgozónak további adatfeldolgozó igénybevételére felhatalmazást nem ad.

Az adatfeldolgozásra vonatkozó szerződést írásba kell foglalni. Az adatfeldolgozással nem bízható meg olyan szervezet, amely a feldolgozandó személyes adatokat felhasználó üzleti tevékenységben érdekelt.

11.2 A Vállalkozás által ellátott adatfeldolgozói tevékenység

A Vállalkozás kötelezettséget vállal, illetőleg megfelelő garanciákat nyújt az általa adatfeldolgozóként ellátott adatkezelési tevékenységnek a Rendeletben szabályozott követelményrendszerrel való megfelelésre és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.

A Vállalkozás mint adatfeldolgozó haladéktalanul tájékoztatja az adatkezelőt, ha úgy véli, hogy annak valamely utasítása sérti ezt a rendeletet vagy a tagállami vagy uniós adatvédelmi rendelkezéseket.

A Vállalkozás az Adatkezelő utasítására, az adatvédelmi szabályokkal és alapelvekkel összhangban dolgozza fel az Adatokat, és köteles figyelemmel lenni az Adatkezelőnek az Adatfeldolgozó által ismert szerződéses kötelezettségeire.

A Vállalkozás az adatkezelő által részére átadott adatokat nem módosíthatja, törölheti, másolhatja, kapcsolhatja össze más adatbázisokkal az adatokat, nem használhatja a jelen Szerződéstől eltérő célra, sem saját célra, nem közölheti harmadik személyekkel, kivéve olyan mértékben, amennyiben az Adatkezelő azt számára kifejezetten előírja és az Adatfeldolgozás céljából szükséges.

A Vállalkozás nem jogosult az adatkezelő képviseletére, vagy az adatkezelő nevében jognyilatkozat tételére, kivéve akkor, ha erre az adatkezelővel kötött megállapodás, vagy más okirat kifejezetten. felhatalmazza.

A Vállalkozás lerögzíti, hogy az adatkezelő kizárólagosan jogosult az adatfeldolgozó rendelkezésére bocsátott adatok feldolgozási célját és módját meghatározni.

A Vállalkozás, mint adatfeldolgozó köteles az adatok biztonságáról gondoskodni, köteles mindazon technikai és szervezési intézkedések megtételére, amelyek szükségesek az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához, ennek megfelelően intézkedéseket köteles tenni az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen, az adatok jogosulatlan megváltoztatása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, törlése, megsemmisítése ellen. Köteles továbbá megfelelő intézkedéseket foganatosítani a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá a technikai változásokból eredő hozzáférhetetlenné válás ellen.

A Vállalkozás jelen szabályzat adatbiztonságra vonatkozó rendelkezéseinek betartására adatfeldolgozásra irányuló tevékenysége során maradéktalan kötelezettséget vállal, az ott rögzítettek az adatfeldolgozási tevékenységére is irányadók.

A Vállalkozás, mint adatfeldolgozó kizárólag azon alkalmazottak részére biztosít hozzáférést az adatokhoz, akiknek az adatfeldolgozási tevékenység ellátása érdekében arra szükségük van, továbbá tájékoztatással látja el a hozzáféréssel rendelkezőket a biztonsági követelményeknek való megfelelési és titoktartási kötelezettségről.

A Vállalkozás, mint adatfeldolgozó kötelezettséget vállal arra, hogy együttműködik az adatkezelővel annak érdekében, hogy az adatkezelő a rá vonatkozó jogszabályi kötelezettségeit betartani tudja. Az együttműködés különösen az alábbi területekre terjed ki: az érintettek hozzáféréshez, törléshez, helyesbítéshez fűződő jogainak teljesítésével kapcsolatos megkeresések jogszabályi határidőn belüli teljesítése.

A Vállalkozás, mint adatfeldolgozó kötelezettséget vállal az általa feldolgozott adatok adatkezelő utasításainak megfelelő módosítására, kiegészítésére, kijavítására, zárolására illetve törlésére.

A Vállalkozás köteles az adatkezelőt haladéktalanul értesíteni minden, az adatok biztonságát érintő, eseményről, vagy kockázatról, az ezekkel kapcsolatos intézkedéseket megtenni és teljeskörűen együttműködni adatkezelővel.

A Vállalkozás kötelezi magát arra, hogy az adatkezelő és annak megbízottai részére az adatfeldolgozással kapcsolatos rendszerei, nyilvántartásai, adatai, információi és eljárásai körében lefolytatott ellenőrzés, vizsgálat során az adatkezelővel teljes körűen együttműködik, Ennek keretében biztosítja az ellenőrzésre jogosult személy számára azt, hogy az adatfeldolgozással kapcsolatos nyilvántartásokhoz, az azokban tárolt adatállományokhoz, az adatfeldolgozás során alkalmazott eljárásokhoz teljes körűen hozzáférjen.

12. Hatály és felülvizsgálati rend

Az Adatkezelési Szabályzat 2018. május 25. napján lép hatályba és visszavonásig érvényes. Az Adatkezelési Szabályzat hatályba lépésével minden olyan korábban hatályos belső szabályzat, illetve munkáltatói utasítás hatályát veszti, amelynek figyelembevételével a Vállalkozás az Adatkezelési Szabályzat hatálya alá személyes adatokat kezelték.

Az Adatkezelési Szabályzat hatályba lépésének fordulónapjával bezárólag minden évben legalább egyszer felülvizsgálatra kerül. Amennyiben szükséges, a jogszabályi és a belső szervezeti változásoknak megfelelően intézkedik a Vállalkozás az Adatkezelési Szabályzat megfelelő módosítása iránt, gondoskodik a módosított Adatkezelési Szabályzat hatályba léptetéséről és kihirdetéséről, valamint arról, hogy az Adatkezelési Szabályzat személyi hatálya alá tartozó személyek a módosítások tartalmáról tudomást szerezzenek.

Az Adatkezelési Szabályzat rá irányadó szabályainak megismerése és betartása a Vállalkozás minden képviselője, tisztségviselője és megbízottja számára kötelező, feladataikat kötelesek az Adatkezelési Szabályzat előírásainak maradéktalan betartásával ellátni.

Jogszabályváltozás esetén, továbbá a jelen szabályzat egyéb okból történő módosítása esetén a Tájékoztatót a jogszabályi változás alapulvételével, illetve egyéb okból módosítani kell és az Érintettekkel meg kell ismertetni a módosítás szövegét.

Budapest, 2024. május 30.